Dans le cadre de sa politique de modernisation d’infrastructure portuaire, le groupe AGL, à travers sa filiale Congo Terminal, a mis en place des mécanismes fiables pour satisfaire et servir au mieux sa clientèle.

Procédure des livraisons des conteneurs : Elle s’effectue par plusieurs étapes succinctes qui se présentent comme suit.

Etape 1 : Transmission des dossiers dans le registre douanier, dument accompagné d’un douanier de la tente Congo-terminal, réception et vérification de dossier par l’agent Congo Terminal dont le dossier doit contenir :

• 1 bulletin de livraison Congo Terminal,
• La facture d’acconage,
• La facture de livraison pour déterminer le lieu de livraison /ZU, ZP, ZL, CC,
• La copie d’une déclaration douanière,
• La facture shipping dit BAD armateur.

Après vérification et analyses approfondies, l’agent Congo Terminal approuve par une signature dans le registre douanier la réception des dossiers, traite la déclaration douanière pour imprimer le bon sydonia (document permettant de vérifier l’authenticité de la déclaration acquitté des droits et taxes par le client). Ensuite interviendra le traitement du dossier sur la base Oscar qui détermine la zone de livraison générée par le BDMA. Ainsi constitué, le document rassemblé du BDMA et du Bon de sortie sydonia, l’agent de Congo-terminal en charge de la réception des clients fait remplir une demande de livraison, en présence du client qui en fait la demande.

Le comptoir livraison ; Après avoir fait le point des BDMA reçus pour la livraison des différentes zone de livraison (Zone urbaine, Zone portuaire, Zone logistique, cercle civile), il planifie une demande de véhicule en partenariat avec les transporteurs : AGL et SOCOTRANS.

Concernant la livraison en Zone urbaine, le comptoir émet une demande aux transporteurs, non seulement pour le nombre de véhicules, mais aussi en tenant compte du tonnage de chaque conteneur pour déterminer le quota et le pourcentage de chacun des transporteurs comme suit : Socotrans 25% ; AGL 75%. Ensuite une demande par courriel est envoyée aux transporteurs pour plus de clarté. Un point physique est fait par le biais d’un registre de transmission de Congo Terminal, vérifié et signé par les transporteurs quant à leurs engagements et responsabilités vis à vis de Congo Terminal.

Ainsi les transporteurs font venir les véhicules demandés en tenant compte de la capacité des remorques par rapport aux exigences sécuritaires de Congo Terminal concernant le tonnage préétabli par Congo Terminal.

Par ailleurs, concernant la zone logistique et la zone portuaire, la planification de la demande de véhicules chez les transporteurs se fait en étroite collaboration avec le service planification Congo Terminal pour envoyer au service livraison. Il faut signaler que les véhicules affectés en zone portuaire son payés en shift. Par contre ceux de la zone urbaine sont payés en tonnage.

Etape 2 : Après la transmission du ‘’Bon à livrer’’ au chauffeur par le transporteur pour le TAC pour la livraison, à ce moment une mission est enclenchée par la Gate qui attribue au chauffeur un jeton qui lui permet de se rendre au bloc et à la travée, où se situe le conteneur. Une fois chargé, le chauffeur passe le véhicule au pont bascule pour le pesage d’usage, pour l’obtention d’un ticket de pesé. Puis le véhicule repart à la Gate pour effectuer la mission de sortie. Ainsi l’agent Congo-terminal de la Gate vérifie scrupuleusement l’état physique du conteneur pour d’éventuelles avaries (bosse ,trou ,cabosse. plomb scellé, etc.) et pour l’obtention d’un inter change dit E.I.R. Est alors déclenchée la mission de sortie du véhicule du parc pour livraison.

A sa sortie de la Gate, le chauffeur rend compte au transporteur à travers le BDMA et le ticket de pesé qui leur permet de prendre les éléments nécessaires (n° de conteneur, le poids mentionné sur le ticket de pesé). Il se dirige ensuite chez les représentants des armateurs pour vérifier la validité des ‘’Bons à délivrer’’ armateur (BAD).

En attendant, il fait remplir et signer sa feuille de route par l’agent Congo Terminal en charge des feuilles de route. Puis il se dirige chez les douaniers de la tente Congo Terminal pour signature du bon Sydonia, la libération de la déclaration originale, et la vérification du poids de pesée pour d’éventuels écarts de poids (différence) entre le poids déclaré et le poids pesé émis sur le BDMA Congo Terminal. Une fois cette opération terminée, le chauffeur se dirige à la répression douanière, accompagné du transitaire et du douanier pour des formalités (douane, police, commerce, marin, impôt, etc.). Alors, le transitaire, le chauffeur et le douanier coté se dirigent au lieu de dépotage muni de la feuille de route, de l’E.I.R. Après dépotage le chauffeur fait signer au client qui n’est toujours pas le transitaire, la feuille de route et les E.I.R dont une copie de chaque sera remis au client et au chauffeur. Ce qui permettra à ce dernier d’effectuer l’entrée à vide au cercle civil.

Arrivé au cercle civile le chauffeur se présente pour une vérification physique du conteneur par les agents Gate cercle civil, et valider l’entrée pour l’obtention d’un E.I.R retour. Une fois fini le chauffeur se dirige vers ses responsables immédiats pour leur transmettre la copie de la feuille de route et l E.I.R.

Ainsi faite de façon détaillée, la procédure de livraison d’un conteneur, dès la réception d’un dossier au comptoir livraison; de l’entrée Gate à sa sortie avec l’établissement de la feuille de route et sa signature par le douanier coté; en passant par la répression, le lieu de dépotage jusqu’à la réception du conteneur vide au cercle civil.